Microsoft Access är en databas och ett utvecklingsverktyg.

Microsoft Access-användarna kan delas in i två grupperingar.

Användargrupp ett står för drygt hälften av alla access användare och skall oftast utveckla en databas för att underlätta arbetet med exempelvis kund eller artikelregistret. Gruppen är oftast intresserad av hur man skall strukturera databasen samt hur man skapar formulär (användargränssnitt) och rapporter.

Användargrupp två är en allt växande skara och består oftast av en eller flera personer från en större organisation. Företaget har oftast ett gemensamt affärssystem. Användargrupp två är framförallt intresserad av dataanalys och hur man kopplar upp sig mot affärssystemet och konstruerar smarta frågor (Querys) för att hitta trender kring lönsamhet, kostnader och avvikelser.
 

Att börja använda Microsoft Access

1) Microsoft Access kurs: Skapa datafil

Både användargrupp ett och två måste börja med att skapa databasen. I Access skall du välja ”tom databas” när du startar Access. Välj var databasen skall ligga (sökväg) och ange filnamn, klicka sedan på knappen skapa. Användargrupp ett skall nu böja fundera på vad Accessdatabasen skall innehålla och bygga upp de tabeller som krävs för att lagra all information. Se strukturera data. Användargrupp två skall istället för att skapa lokala tabeller koppla upp sig mot affärssystemet. Se koppla upp Access mot affärssystem.

Strukturera data i Microsoft Access

Det finns vissa regler man bör tänka på när man utvecklar en databas. Reglerna kallas för de 6 normalformlerna samt Boyce-Codds normalform (BCNF). De tre första reglerna är de klart vanligaste och innebär i egentligen bara att man skall ha ordning på sin data och använda ett värde per fält, ingen data får dubbellagras och ingen data som kan räknas ut får lagras.

För att skapa en enkel tabell ungefär som ett Excelark skall du välja fliken skapa och knappen tabell. Skriv in ett par rader med data du vill lagra, tänk på att arbeta strukturerat dvs. blanda inte olika typer av data i samma kolumn. För att få lite struktur på tabellen bör du välja designvy och namnge fälten korrekt. (Namnen skall återspegla vad som finns i kolumnen. Exempelvis är namnet Ort bra om du i fältet har lagrat olika orter).

Koppla upp Microsoft Access mot affärssystem

För att koppla upp sig mot affärssystemet används oftast ODBC (Open DataBase Connectivity). Välj fliken Extern data, menyn ”mer” och ODBC-databas. Välj alternativet länka för att ligga online mot affärssystemet eller alternativet importera föra att göra en engångsimport av data. I fönstret ”Välja datakälla” skall du välja drivrutin för databasen du vill ansluta till. Logga på databasen och välj de tabeller du vill analysera i Access.

2) Microsoft Access kurs: Skapa frågor

När du väl har all data på plats i Access via ODBC länk eller egen datastruktur så är det dags att börja ställa frågor mot databasen. Frågor (Querys) i Access fungerar i grunden som autofilter i Excel men har dessutom helt fantastiska möjligheter för beräkningar, delsummor, villkor och avancerade villkor som bygger på varandra. Du skapar en enkel fråga i Access genom att gå in på menyn ”Skapa” och välj ”Frågedesign”. Välj en eller flera tabeller som skall ingå i frågan och klicka på stäng. Du väljer de fält som skall visas i frågan genom att dubbelklicka på fältnamnen. På raden villkor i frågan kan du ställa krav på exempelvis ”Göteborg” då visas bara data som matchar Göteborg (förutsätter att du har fältet Ort i din databas).

3) Microsoft Access kurs: Skapa formulär (användargränssnitt)

Formulär i access används för att bygga upp användargränssnitt och nyttjas främst av användargrupp ett då de ofta bygger system som skall användas av flera olika användare med varierande datakunskap. Med ett snyggt och logiskt användargrässnitt på accessdatabasen kan i princip vem som helst gå in och lägga upp nya poster eller skapa rapporter. Användargrupp två som använder access mest som rent analysverktyg bukar hoppa över formulärdelen då de oftast bara använder databasen själva. För att skapa ett snabbformulär i Access väljer du fliken ”Skapa” och klickar på knappen ”Formulär”. Du kan sedan snygga till formuläret genom att klicka på knappen ”Formulärdesign”.

4) Microsoft Access kurs: Skapa rapporter

En rapport i Microsoft Access bygger i princip alltid på en fråga. Frågan filtrerar fram och beräknar den relevanta data som sedan rapporten kan formatera och presentera. Rapporterna används alltså för att snygga till svaren som frågorna räknat fram. Rapporterna kan sedan skrivas ut eller skickas via e-post. För att skapa en rapport i Access väljer du fliken ”Skapa” och klickar på knappen ”Rapport”. Du kan sedan snygga till rapporten genom att klicka på knappen ”Rapportdesign”.

5) Microsoft Access kurs: Skapa makron

I Access finns i två varianter av makro. Dels finns en enklare form som kan liknas vid en ”att göra lista” och dels så finns möjligheten att skapa riktiga VBA makron. För att skapa VBA makron krävs viss programmeringskunskap men ger dig fantastiska möjligheter att låta Microsoft Access göra i princip vad som helst. Att skapa de vanliga Makrona i Access är betydligt enklare. Du bör skapa ett makro i Access vid de lägen du gör flera manuella händelser på rad vid upprepade tillfällen. Exempelvis kör en fråga, kör en rapport, skriver ut två exemplar. Istället för flera manuella händelser kan du istället starta ett makro.

För att skapa ett makro i Access skall du gå in på menyn ”Skapa” och välj knappen ”Makro”. I fältet instruktion väljer du de händelser du vill skall inträffa. Exempelvis öppna fråga. I fältet instruktionsargument anger du namnet på frågan samt hur den skall köras. Du forsätter sedan listan med fler instruktioner som du vill att makrot skall utföra. Exempelvis kan du välja maximera för att automatiskt få upp frågeresultatet i fullskärm.